“領導經常在天上飛，一些重要文件得不到及時批示，很多工作就沒法往下推進，長此以往，集團的運營效率就要被這一紙公文拖累。”談起過去一年來經手的1100多份公文，重慶對外經貿（集團）（以下簡稱：重慶外貿集團）信息中心主任劉仕華感慨萬千，“以前用其他廠家的OA系統(tǒng)，領導不能進行文檔修改，也無法直接做批示，一些重要文件經常被耽擱�，F在用的系統(tǒng)就能很好地解決這個難題。特級文件如果1小時內不處理，系統(tǒng)會連續(xù)提醒兩次，同時通過短信和微信兩種方式提醒他的上級領導以及集團的督察室。在上級領導和集團督察室雙重督促下，文件都能在1小時內得到處理。”
與致遠互聯的機緣巧合
作為重慶市國資委直接管理的市屬重點國有企業(yè)，重慶對外經貿集團是重慶市委、市政府定位的全市擴大開放、實施“走出去”戰(zhàn)略的綜合平臺。近年來，集團大力實施船頭朝外戰(zhàn)略，著力調整結構，加快轉型升級，初步形成國際貿易、國際工程、現代金融、跨國投資四大板塊融合發(fā)展的業(yè)務架構，集團擁有子（分）公司96家，共有從業(yè)人員3萬多人，在中南美洲、中東歐、東南亞、非洲設有四個區(qū)域總部，在39個國家和地區(qū)設有分支機構，與122個國家和地區(qū)保持著長期的經貿業(yè)務往來，多個項目成為所在國或地區(qū)行業(yè)標桿。這幾年，集團處于一種快速發(fā)展的態(tài)勢，年營收近300億，在中國服務業(yè)企業(yè)500強當中排名185位。
談到與致遠互聯的合作，劉仕華用“機緣巧合”來形容。早在2009年的時候，重慶對外經貿集團把重慶市所有的外貿企業(yè)整合在一起。重組后的重慶對外經貿集團旗下分、子公司多達96家，有的分、子公司有30多年的歷史，它們本身已經使用了信息化的產品，包括OA產品。“2009年的時候，集團選擇了某廠商的OA系統(tǒng)，2016年我接手工作以來，就涉及到系統(tǒng)升級的問題，之前合作廠商最大的問題是在移動OA上，領導沒法做批示，沒法對文檔進行修改，要修改還要借助致遠互聯。為了解決這個問題，我就直接找到致遠互聯談合作。從2016年年初，我們堅定選擇了致遠互聯來做PC端及移動端的系統(tǒng)升級。”
重慶對外經貿協同管理平臺PC端登錄界面
劉仕華進而解釋，“機緣巧合只是一個契機，當時我們針對國內前幾名的協同廠商，從整個產品成熟度、系統(tǒng)穩(wěn)定性、未來發(fā)展方向進行了綜合評估，真正打動我們的還是致遠互聯的品牌和實力。首先，致遠互聯是協同管理軟件的領軍企業(yè)，有15年的自主研發(fā)經驗，產品、服務都有保障，我們信得過；其次，在全國服務的集團用戶廣泛，在行業(yè)應用、業(yè)務應用上都有深厚的積淀；再者，致遠協同產品簡單、靈活、易用，尤其是零代碼即可應用的業(yè)務生成器，滿足了重慶外貿集團‘隨需定制’的業(yè)務管理需求，我們可以根據自身的行業(yè)特性和業(yè)務需求，快速搭建管理模塊，為管理提質增效。”
二次開發(fā)快速響應，公文處理1小時搞定
重慶對外經貿集團在使用了致遠互聯的協同管理平臺一個多月后，就發(fā)生了翻天覆地的變化：第一，以相對低的成本很快解決了領導不能修改文檔和批示文檔的難題；第二，作為一種集團定制化的協同產品，致遠互聯對流程的二次開發(fā)和應用響應很快；第三，系統(tǒng)具有很好的兼容性。“與致遠互聯的合作中，對集團信息發(fā)布、政令通達，對各項行政辦公事務的規(guī)范化管理與效率提升起到了顯著的作用。”
對于定制化的二次開發(fā)響應速度，劉仕華記憶猶新。“基于致遠互聯，我們做了兩次開發(fā)，第一次開發(fā)是今年年初，當時我們建了一個微信企業(yè)號。我們把致遠互聯的移動端集成到微信企業(yè)號上，而且實現了很好的互聯互通。第二次開發(fā)是今年七月份，按照集團主要領導的要求，我們做了一個基于協同的效能管理。”
集團依托致遠協同管理平臺將文件分為三種類型：緊急、特急、一般。特級文件要求在1個小時內必須處理，如果1小時內不處理，系統(tǒng)會連續(xù)提醒兩次，同時通過短信和微信兩種方式提醒他的上級領導以及集團的督察室。上級領導和集團督察室雙管齊下，文件處理都在1小時內搞定。
使用致遠協同管理平臺這一年多來，集團發(fā)生了兩個巨大變化：2016年，通過手機移動端處理的公文就達到了1100多個。節(jié)約紙張只是小事，關鍵的是集團的整個運營績效得到大幅提高。“以前因為系統(tǒng)不能修改，領導就不好批，現在在移動端也能夠做修改和批示，甚至可以做一些工作的安排和指示，這是非常有價值的。”第二大變化是，領導進入PC端和移動端，能直接把集團內部以前的很多簡報、專題資訊全部取消，一鍵搬到致遠協同管理平臺上。“這就是一種協同方式，移動應用進一步提高了各項工作的效率，同時也能讓所有的辦公和企業(yè)管理的痕跡都留在系統(tǒng)里。”
集成管理系統(tǒng)為全球化集團管控打“底色”
作為全國地方性規(guī)模最大的對外貿易集團，重慶對外經貿集團下屬分、子公司多達96家，在業(yè)績增長的背后，管理體制的創(chuàng)新往往起到重要的作用。由于集團內擁有上萬名員工，二級三級子公司數量也眾多，兼崗的管理難題較為突出。通過致遠互聯的A8協同管理系統(tǒng)兼崗設置，自動識別且解決了在流程審批、信息查閱、文檔查閱、會議、公文等應用中的相關責權問題。
以合同審批為例，當在系統(tǒng)上填寫完合同審批表，系統(tǒng)會一步步與所屬部門主管到總部部門簽字處理的專員進行協同，再通過發(fā)起部門的上級領導與監(jiān)事者級進行協同簽字，最后再交由總經理、董事長級審核，形成一套符合大集團的定制化分管風險控制。致遠互聯也給集團設置了公共檔案和部門檔案、集團文檔等專有的知識文檔中心，從不同年份、不同所屬子公司建檔，對表格、書籍、公文公示進行分類，幫助企業(yè)員工和管理層查閱往年信息。而且致遠協同管理平臺提供了個人工作桌面插件，員工在登錄系統(tǒng)后，會在右面的彈窗上，及時彈出領導和公司發(fā)布的通知以及公司新頒布的公告，杜絕了之前的OA系統(tǒng)中，員工看不到最新消息而耽誤文件處理的問題發(fā)生。
重慶外貿集團-集團門戶
對于未來，重慶對外經貿集團希望更好的攜手致遠互聯，打造全球“互聯網+”的運營管理模式。“希望其他IT系統(tǒng)都能集成在致遠互聯的統(tǒng)一協同門戶上，實現一次登錄協同門戶就可以進入所有的IT系統(tǒng)，建立集團信息化管理統(tǒng)一平臺。人力資源部門的員工，登錄之后就自動進入人力資源系統(tǒng)；資產管理部門的員工，登錄之后就直接進入到資產管理系統(tǒng)。通過協同門戶把各種系統(tǒng)價值發(fā)揮的更大，讓整個系統(tǒng)實現數據集成，并通過協同和業(yè)務的結合促進高效工作，實現組織的扁平和高效。”劉仕華認為，信息化體系不僅能夠助推集團的業(yè)務發(fā)展，甚至還能夠改變整個集團的管控模式。比如利用云端做好數據備份和交互，利用信息化手段來控制貿易風險、工程風險、金融風險和投資人風險等。“依托致遠協同管理平臺，為集團信息化中長期建設發(fā)展奠定了管理基石與技術平臺，以后跟致遠互聯還有很大的合作空間，希望從‘點’的支撐上升到‘面’的支撐。相信我們未來的合作前景會更美好。”
